Probablemente cuando escuchemos estas palabras pensemos automáticamente en el registro y salida de un hotel, pero el Check-In y el Check- Out, no solo aplica para esos términos.
Estoy segura que más de una vez, has sentido que las reuniones de trabajo sólo son para escuchar a tu jefe, para salir de la rutina o para oír informes verbales que deberían ser por escritos y enviados por correo. Las reuniones desgraciadamente no siempre son bien canalizadas en muchas organizaciones y eso perjudica notoriamente el buen avance que pueda tener una empresa.
Inclusive cuando terminamos una reunión y no se hicieron preguntas pasan dos cosas, o nadie entendió nada, o todos entendieron y fue muy clara la exposición, o quizás nadie entendió, pero tampoco quieren hacer preguntas, ya que saben la dinámica, también es común que se empiecen reuniones y no se tenga idea porque algunas personas participan de ella, inclusive ellas mismas no entienden porque están ahí, y cuando termina la reunión, no se tiene la costumbre de preguntar si todos comprendieron, al no hacer preguntas, no puedes cerciorarte que efectivamente el tema quedo claro y ahí es donde empiezan los conflictos, porque al no entender lo expuesto, no sabrán que hacer.
Las reuniones son importantes, nos ayudan a saber dónde estamos y donde queremos llegar y debemos optimizar su efectividad, por ello, existen procesos como los de Check-In y Check-Out, esto permitirá aumentar la productividad de las reuniones. El Check-In, se le conoce como herramienta de Introducción y el Check-Out, es la herramienta de cierre.
El proceso efectivo para una buena reunión basado en estas herramientas es el siguiente:
1) Debemos establecer un contexto compartido, todos debemos tener una misma visión, misión y objetivos comunes.
2) Debemos determinar los objetivos del encuentro, ¿Para qué estamos ahí? Todos deben de saber lo importante que es, que participen en la reunión y lo valiosa que es su presencia.
3) Debes reconocer donde estas, que factores externos podrían alterar el buen desarrollo de la reunión, empezar preguntando ¿Cómo estás? A todos los participantes, no solo te acercará a ellos, también puedes saber cuál es su estado de ánimo, y si no fuera el correcto, podrías preguntar si puedes hacer algo para mejorarlo, esta sencilla pregunta puede cambiar la conexión que tienes con tu equipo.
Estos tres procesos, hará que haya un clima propicio para tocar los temas que tienes agendados para la reunión, en este punto, es importante que el grupo, o líder, defina cuanto tiempo se dedicará al Check-In, el tiempo apropiado dependerá de la agenda.
Otra de las recomendaciones que deberíamos tener en cuenta para una efectiva reunión es que físicamente conviene ubicar a los participantes en forma de círculo para que todos puedan verse e interactuar. Ten en cuenta que el check–in es un proceso totalmente voluntario, y la idea es compartir información relevante para la reunión.
Ahora veamos un poco sobre el Check – Out, o también conocido como proceso de cierre.
El Check–Out permite a cada participante hacer reflexiones y definir su posición en relación al equipo, es natural que en este procesos puedan identificarse malos entendidos, si eso sucede, tienes la oportunidad de aclararlos para poder crear compromisos futuros.
Alguna de las preguntas que puedes usar para el Check-Out son:
1 - ¿Qué tareas me he comprometido a hacer (y para cuándo)?
2 - ¿Ha quedado sin tratar algún tema importante para mí?
3 - ¿Cuál es mi reflexión final sobre la reunión (en cuanto a la tarea, la relación entre las personas y mi estado de ánimo)?
Espero que te haya servido, estoy segura que podrás aplicarlo para tus reuniones, no solo en tu trabajo, también puedes aplicarlo en tu vida personal, pruébalo, ¡te garantizo resultados positivos!
